Порядок действий при разработке документа
1 Постановка задачи: определение цели, вида, формата документа; на кого будет распространяться документ; с кем необходимо обсудить и согласовать проект (возможно определить рабочую группу).
2 Анализ существующих документов (внутренних и внешних), регламентирующих данную область деятельности; определить какие внутренние документы могут потребовать актуализации (возможно в документах более высокого уровня необходимо будет дать ссылки).
3 Подготовка проекта документа: описать последовательность действий и требования к проведению процедуры; также можно изучить лучшие практики реализации регламентируемой деятельности и трансформировать на свою деятельность (не переписать, а трансформировать только лучшее из лучшего и только то, что применимо в Вашей деятельности).
4 Согласование и обсуждение проекта: я предлагаю не просто обсудить с участникам процесса, но и проверить работоспособность процесса на месте (Гемба).
5 Доработка и оформление документа: Внести все изменения и правки; оформить документ в соответствии с требованиями Вашей организации; получить все согласующие и утверждающие подписи.
После разработки документа необходимо внести в реестр/список/базу; тиражировать документ; обеспечить все места и всех сотрудников, которым необходим данный документ для выполнения работы (или разместить в корпоративной сети); провести обучение сотрудников; осуществлять периодические проверки работоспособности данного документа, анализ требований и актуализацию. А это уже следующий виток ….
Хочу на этом приостановить тему документирования в рамках информационного проекта и перейти к следующему блоку — это «Управление персоналом для обеспечения качества и безопасности медицинской деятельности», если есть темы, которые я не осветила, но они Вам интересны по процессу документирования/стандартизации или у Вас есть вопросы, напишите мне и я обязательно подумаю, как восполнить пробелы.
P.S.Еще я подготовила подборку цитат о стандартизации и документировании, стандартах и документах, ознакомится можно в разделе информация/информационный материал.