«Если не осуществлять мониторинг, нельзя быть уверенным в успехе. Это все равно что иметь карту, указывающую дорогу до нужной Вам точки, но не следить по ней за знаками, обозначениями и направлениями.» Д. Хигни
Проводить мониторинг и контроль очень важно. И не менее важно использовать результаты контроля для принятия своевременных управленческих решений, что очень часто не делается. Т.е. собираются данные, формируется отчетность, но действия по результатам анализа не принимаются. Да и сам анализ не всегда проводится, цифры остаются просто знаками, отчеты бумагами или файлами, время потраченное на сбор и обработку, потерянным. И никто его не восполнит.
Поэтому, помните! Необходимо:
1 Собирать только те данные, которые нужны для принятия управленческих решений о ходе реализации проекта;
2 Формировать отчетность в форме удобной для анализа (я предпочитаю графики, диаграммы, таблицы сравнения с цветовой идентификацией и т.д.);
3 Постараться автоматизировать сбор, обработку, и представление данных (даже маленькая организация может это сделать в стандартном офисе);
4 Своевременно предоставлять данные сотрудникам, которые могут воздействовать на ход проекта (панели для отражения показателей, доски с показателями в проектной комнате, ярлыки на рабочий стол из корпоративной сети и др.);
5 Принимать своевременные управленческие решения на основании полученных данных и выработать такой навык у всех менеджеров и ответственных за разные вопросы, этапы, направления проекта.
Я думаю, выполняя эти пять пунктов Вы сможете построить эффективную систему мониторинга и контроля Вашего проекта.
Я начала публикацию цитируя Джозефа Хигни и завершить также хочу его словами: «Одна и та же система контроля не подходит для всех проектов».